Polityka prywatności aplikacji Notizer AI

1. Kim jesteśmy i czyje dane przetwarzamy

Administratorem danych:

1. osób odwiedzających i korzystających z serwisu notizer.ai („Strona Internetowa”);
2. osób, które korzystają z aplikacji mobilnej „Notizer AI” („Aplikacja”);
3. osób, które kontaktują się z ArdentCode za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu, formularza kontaktowego, czatu Aplikacji lub innych dostępnych kanałów komunikacji;
4. subskrybentów naszego newslettera;

jest ArdentCode I sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, pod adresem ul. Jeździecka 19/401, 53-032 Wrocław, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001027723, posiadająca kapitał zakładowy w kwocie 6 000 PLN oraz numer NIP: 8992866912, adres e-mail: contact@notizer.ai (dalej jako „ArdentCode”, „my”, „nasze”, „nas”).

Wszelkie zapytania, wnioski, skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail contact@notizer.ai lub w formie pisemnej na nasz adres, tj. ArdentCode I sp. z o.o., ul. Jeździecka 19/401, 53-032 Wrocław, z dopiskiem „RODO”.

2. Kiedy i w jaki sposób pozyskujemy Twoje dane

Pozyskujemy Twoje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, gdy:

• przeglądasz Stronę Internetową;
• korzystasz z Aplikacji;
• kontaktujesz się z nami za pośrednictwem wiadomości e-mail, telefonu, formularza kontaktowego, czatu Aplikacji lub innych dostępnych kanałów komunikacji;
• subskrybujesz nasz newsletter.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

1) Osoby odwiedzające i korzystające ze Strony Internetowej:

• zapewnienie właściwego funkcjonowania technicznego naszej strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• profilowanie w celu analizy statystyk korzystania z naszej strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do korzystania z naszej strony internetowej.

2) Osoby korzystające z Aplikacji:

• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• zapewnienie właściwego funkcjonowania technicznego naszej Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• analiza sposobu korzystania z Aplikacji w celu lepszego zrozumienia Twoich potrzeb i poprawy funkcjonowania Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z korzystaniem z Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do korzystania z Aplikacji.

3) Osoby kontaktujące się z ArdentCode:

• udzielanie odpowiedzi na otrzymane zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytania.

4) Subskrybenci naszego newslettera:

• informowanie o udzielanych przez nas świadczeniach oraz budowanie pozytywnego wizerunku ArdentCode (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• marketing bezpośredni usług ArdentCode (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do realizowania subskrypcji naszego newslettera.

4. Kategorie danych osobowych

W przypadku:

1. osób odwiedzających i korzystających ze Strony Internetowej — przetwarzamy: adres IP, dane zapisane w plikach cookies;
2. osób korzystających z Aplikacji — przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, dane dotyczące Twojego konta w Aplikacji, dane techniczne i analityczne (np. logi serwera, dane diagnostyczne) dotyczące urządzenia, na którym zainstalowałeś Aplikację, dane, które dobrowolnie przekażesz w notatkach do Aplikacji;
3. osób, które kontaktują się z ArdentCode — przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu lub inne informacje, które dobrowolnie nam podasz;
4. subskrybentów naszego newslettera — przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail.

5. Okres przechowywania danych

Przechowujemy pozyskane dane osobowe przez następujący okres:

1) Osoby odwiedzające i korzystające ze Strony Internetowej:

• informacje o Twoim adresie IP przechowujemy tak długo, ile trwa okres ich archiwizacji w logach serwera, na którym znajduje się Strona Internetowa, licząc od momentu wizyty na Stronie internetowej;
• informacje zawarte w plikach cookies przechowujemy zgodnie z okresami retencji zawartymi w tabeli, znajdującej się w banerze plików cookies;
• dodatkowo, dane osobowe potrzebne nam do obrony lub dochodzenia roszczeń przechowujemy tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń.

2) Osoby korzystające z Aplikacji:

• nagrania głosowe usuwamy niezwłocznie po ukończeniu ich transkrypcji lub do 72 godzin, jeśli włączysz opcję przechowywania nagrania przez ten czas w celu zgłoszenia błędów;
• dane związane z Twoim kontem w Aplikacji przechowujemy przez okres jego posiadania, a po jego usunięciu przez 30 dni od daty usunięcia konta;
• dane techniczne i analityczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania Aplikacji oraz do celów analitycznych, maksymalnie do 24 miesięcy;
• dodatkowo, dane osobowe potrzebne nam do obrony lub dochodzenia roszczeń przechowujemy tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń.

3) Osoby kontaktujące się z ArdentCode:

• dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytania przechowujemy tak długo, jak jest to konieczne dla rozwiązania Twojej sprawy lub tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń;
• dodatkowo, dane osobowe potrzebne nam do obrony lub dochodzenia roszczeń przechowujemy tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń.

4) Subskrybenci naszego newslettera:

• dane niezbędne do wysyłania informacji handlowych zawartych w naszym newsletterze przetwarzamy do momentu wycofania Twojej zgody na jego otrzymywanie.

6. Komu możemy ujawnić Twoje dane osobowe

Poniżej przedstawiamy listę podmiotów, którym możemy ujawnić Twoje dane osobowe:

1) Osoby odwiedzające i korzystające ze Strony Internetowej:

• dostawcy usług, systemów i wsparcia IT, które wykorzystujemy do prowadzenia Strony oraz analizowania statystyk;
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący ArdentCode w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług.

2) Osoby korzystające z Aplikacji:

• dostawcy usług, systemów i wsparcia IT, które wykorzystujemy do prowadzenia Aplikacji oraz analizowania statystyk;
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący ArdentCode w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług.

3) Osoby kontaktujące się z ArdentCode:

• operatorzy poczty elektronicznej;
• operatorzy pocztowi i kurierzy;
• dostawcy usług i systemów IT, które wykorzystujemy do korzystania z poczty elektronicznej i naszej strony internetowej;
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący ArdentCode w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług.

4) Subskrybenci naszego newslettera:

• dostawcy usług i systemów IT, które wykorzystujemy do wysyłki newslettera.

Ponieważ korzystamy z usług dostawców zewnętrznych takich jak Apple Inc., AssemblyAI, OpenAI Ireland Ltd., Gladia SAS, PostHog Inc., Microsoft Corporation, Meta Platforms, Inc., RevenueCat Inc. i OVH Sp. z o.o., Twoje dane osobowe mogą być przekazywane przez te podmioty poza Europejski Obszar Gospodarczy, m.in. do USA i Kanady, na podstawie mechanizmów wskazanych w Rozdziale V RODO, w szczególności decyzji adekwatnościowych Komisji Europejskiej (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Wszelkie pytania dotyczące przekazywania danych poza EOG należy kierować bezpośrednio do tych podmiotów.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
• w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): prawo do przenoszenia danych;
• w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
• w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, co pozostaje bez wpływu na zgodność przetwarzania dokonanego na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.

Jeżeli chcesz skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres e-mail contact@notizer.ai lub na adres siedziby, tj. ArdentCode I sp. z o.o., ul. Jeździecka 19/401, 53-032 Wrocław, z dopiskiem „RODO”.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie wykorzystujemy żadnych informacji przekazanych przez Ciebie do celów zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

9. Narzędzia analityczne i marketingowe

Stosujemy różne rozwiązania i narzędzia wykorzystywane dla celów analitycznych i marketingowych. Poniżej znajdują się podstawowe informacje na temat tych narzędzi. Szczegółowe informacje w tym zakresie można znaleźć w politykach prywatności poszczególnych narzędzi.

PostHog

W naszej Aplikacji oraz na Stronie Internetowej korzystamy z PostHog. Jest to zestaw narzędzi do śledzenia interakcji użytkowników, analizowania danych i uzyskiwania wglądu w celu poprawy doświadczenia użytkownika i wydajności produktu. Więcej informacji na temat praktyk ochrony prywatności PostHog można znaleźć na stronie dostawcy.

Microsoft Clarity

Używamy Microsoft Clarity w celu analizy sposobu korzystania ze Strony Internetowej i ulepszania naszych produktów oraz reklam. Microsoft Clarity pozwala nam zobaczyć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszej strony. Korzystając z naszej Strony Internetowej, wyrażasz zgodę na to, że my oraz Microsoft możemy gromadzić i wykorzystywać te dane. Więcej informacji na temat tego, w jaki sposób Microsoft zbiera i wykorzystuje dane, można znaleźć w Polityce prywatności Microsoft.

Meta Pixel

Używamy piksela konwersji Meta (Meta Pixel) w celu mierzenia skuteczności naszych kampanii reklamowych, tworzenia grup odbiorców oraz optymalizacji reklam wyświetlanych w produktach Meta (Facebook, Instagram). Piksel ten pozwala nam śledzić konwersje i remarketing na podstawie interakcji ze Stroną Internetową. Więcej informacji na temat praktyk ochrony prywatności Meta można znaleźć w Polityce prywatności Meta.

10. Pliki cookies

Na naszej Stronie Internetowej korzystamy z technologii plików cookies („ciasteczka”) i podobnych (np. pixel tags). Pliki cookies to małe pakiety informacji zapisywane na urządzeniach końcowych, zwykle zawierające adres serwisu, datę umieszczenia, datę ważności, unikalny numer i dodatkowe informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku.

Pliki cookies, które używamy można podzielić na następujące kategorie:

• pliki cookies niezbędne — konieczne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej; umożliwiają podstawowe operacje, takie jak nawigacja i dostęp do bezpiecznych obszarów witryny;
• pliki cookies analityczne — pozwalają zrozumieć, jak użytkownicy zachowują się na naszej stronie, za pomocą zagregowanych i anonimowych informacji statystycznych;
• pliki cookies wydajnościowe — pozwalają monitorować i optymalizować działanie strony, m.in. czas ładowania i ewentualne błędy techniczne;
• pliki cookies marketingowe — używane do śledzenia aktywności użytkowników i dostosowywania reklam do indywidualnych preferencji.

Zapisywanie plików cookies możesz wyłączyć bezpośrednio na urządzeniu wykorzystywanym do połączenia z naszą stroną internetową, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki (Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox i innych).

11. Zmiany Polityki Prywatności

Postanowienia Polityki Prywatności mogą podlegać udoskonaleniom i zmianom, a najnowsze jej wersje każdorazowo będą publikowane w Aplikacji i na Stronie Internetowej, opatrzone datą ostatniej aktualizacji.

Polityka obowiązuje od dnia 1 czerwca 2026 r.